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BPRを始める前に知っておきたいポイントと準備方法

更新日:6月14日

BPR

本記事では、ビジネスプロセスの抜本的な改革であるBPR(Business Process Reengineering)を始める前に、知っておくべきポイントと準備方法について詳しく解説しています。


はじめに、BPRの定義と目的、期待される効果について説明し、BPRを始める前に知っておくべき重要なポイントとして、経営陣のコミットメント、現状分析、抵抗勢力への対応、短期的な業績悪化の可能性、従業員のモチベーション管理について述べています。


次に、BPRの準備方法として、プロジェクトチームの編成、現状プロセスのマッピング、改善すべきプロセスの特定、新プロセスの設計、実行計画の策定について、具体的な進め方を解説しています。


また、BPRを成功させるためのポイントとして、トップダウンとボトムアップのバランス、従業員とのコミュニケーション、短期的な成果の重視、継続的な改善の文化の醸成を挙げ、日本国内の成功事例と失敗事例を紹介しています。


最後に、BPRを始める前の心構えと、成功のために必要な準備と実行のポイントをまとめています。


本記事は、BPRを検討している企業の経営者や実務担当者に向けて、BPRの全体像を理解し、適切な準備と実行を行うためのポイントを網羅的に解説しています。BPRの成功のカギを握る重要な情報が満載の一記事です。


目次

  • はじめに

    • BPRとは何か

    • BPRの目的と効果

  • BPRを始める前に知っておくべきポイント

    • 経営陣のコミットメントの重要性

    • 現状のビジネスプロセスの徹底的な分析

    • 抵抗勢力への対応策

    • 短期的な業績悪化の可能性

    • 従業員のモチベーション管理

  • BPRの準備方法

    • BPRプロジェクトチームの編成

    • 現状のビジネスプロセスのマッピング

    • 改善すべきプロセスの特定

    • 新しいプロセスの設計

  • 新プロセスの実行計画の策定

    • BPR成功のためのポイント

    • トップダウンとボトムアップのバランス

    • 従業員との効果的なコミュニケーション

    • 短期的な成果の重視

    • 継続的な改善の文化の醸成

  • BPRの事例紹介

    • 成功事例

    • 失敗事例とその原因

  • まとめ

    • BPRを始める前の心構え

    • BPRの成功のために必要な準備と実行のポイント


はじめに


BPRとは何か

BPR(Business Process Reengineering)は、ビジネスプロセスを抜本的に見直し、再設計することで、業務の効率化と企業パフォーマンスの向上を目指す経営手法です。1990年代に米国で提唱されたBPRは、従来の業務改善とは異なり、既存のプロセスを全面的に見直し、ゼロベースで新しいプロセスを設計するという特徴があります。


BPRでは、以下の点に着目します。


1. 顧客価値の視点:顧客にとって価値のある活動に注力し、無駄な活動を排除する。

2. プロセスの統合:部門間の壁を取り払い、プロセスを統合することで、業務の流れをスムーズにする。

3. ITの活用:情報技術を積極的に活用し、業務の自動化や情報共有を促進する。

4. 組織構造の変革:プロセスの変更に合わせて、組織構造や役割分担も見直す。


BPRの目的と効果

BPRの主な目的は、以下の3点です。


1. 業務の効率化:無駄な活動を排除し、業務のスピードと品質を向上させる。

2. 顧客満足度の向上:顧客にとって価値のある活動に注力することで、顧客満足度を高める。

3. 競争力の強化:業務の効率化と顧客満足度の向上により、市場での競争力を高める。


BPRを成功させることで、以下のような効果が期待できます。


1. コスト削減:業務の効率化により、人件費や在庫コストなどを削減できる。

2. リードタイムの短縮:プロセスの統合により、業務の流れがスムーズになり、リードタイムが短縮される。

3. 品質の向上:無駄な活動を排除し、品質管理を徹底することで、製品やサービスの品質が向上する。

4. 従業員のモチベーション向上:業務の効率化により、従業員の負担が軽減され、モチベーションが向上する。


ただし、BPRは大きな変革を伴うため、導入にはリスクも伴います。従業員の抵抗や、短期的な業績悪化などに備える必要があります。BPRを成功させるには、経営陣のリーダーシップと、綿密な準備が不可欠です。


BPRを始める前に知っておくべきポイント


1. 経営陣のコミットメントの重要性

BPRは企業全体に大きな影響を与える変革であるため、経営陣の強いコミットメントが不可欠です。トップダウンでBPRの必要性を明確に示し、リーダーシップを発揮することが求められます。


経営陣は以下の点に注力する必要があります。


- BPRの目的と期待される効果を明確に伝える。

- BPRに必要な資源(人材、資金、時間など)を確保する。

- BPRの進捗状況を定期的にモニタリングし、必要に応じて方向性を修正する。

- 変革に伴う従業員の不安や抵抗に真摯に向き合い、コミュニケーションを図る。


2. 現状のビジネスプロセスの徹底的な分析

BPRでは、現状のビジネスプロセスを徹底的に分析し、問題点や改善機会を特定することが重要です。


以下の手法を用いて、現状のプロセスを可視化し、分析します。


- プロセスのマッピング:業務フローを図示し、各工程の役割と関連性を明確にする。

- ボトルネックの特定:プロセスの中で、業務の流れを妨げている要因を特定する。

- 無駄な活動の洗い出し:顧客価値に貢献しない活動を識別し、排除する。

- ベンチマーキング:他社の優れた事例を参考に、自社のプロセスを評価する。


3. 抵抗勢力への対応策

BPRは、組織の変革を伴うため、従業員からの抵抗が予想されます。特に、既得権益を持つ部門や個人からの抵抗は強くなる傾向があります。


抵抗勢力への対応策として、以下の点が重要です。


- コミュニケーションの徹底:BPRの必要性と期待される効果を丁寧に説明し、理解を得る。

- 関係者の巻き込み:BPRの計画段階から、関係者を巻き込み、意見を取り入れる。

- インセンティブの提供:変革によるメリットを明示し、インセンティブを提供する。

- 教育・トレーニングの実施:新しいプロセスに必要なスキルを習得するための教育・トレーニングを実施する。


4. 短期的な業績悪化の可能性

BPRは、短期的には業績の悪化を招く可能性があります。プロセスの変更に伴う混乱や、新しいプロセスの定着までには時間がかかるためです。


この点を事前に認識し、以下の対策を講じる必要があります。


- 十分な準備期間を設ける:BPRの実行前に、十分な準備期間を設け、混乱を最小限に抑える。

- 段階的な実施:全社一斉ではなく、部門やプロセスごとに段階的にBPRを実施する。

- 短期的な目標の設定:長期的な目標だけでなく、短期的な目標を設定し、モチベーションを維持する。

- 資金面での備え:短期的な業績悪化に備え、十分な資金を確保する。


5. 従業員のモチベーション管理

BPRでは、従業員のモチベーション管理が重要です。プロセスの変更により、従業員の役割や責任が変わる可能性があるため、不安や戸惑いを感じる従業員も少なくありません。


モチベーションを維持するために、以下の点に注力します。


- ビジョンの共有:BPRの目的と期待される効果を明確に伝え、従業員との目標を共有する。

- 従業員の参加促進:BPRの計画や実行に、従業員を積極的に関与させる。

- 教育・トレーニングの充実:新しいプロセスに必要なスキルを習得するための教育・トレーニングを充実させる。

- 報奨制度の整備:新しいプロセスへの貢献に対して、適切な報奨を与える制度を整備する。

- コミュニケーションの活性化:従業員との双方向のコミュニケーションを活性化し、不安や懸念に耳を傾ける。


以上の5点は、BPRを成功させるための重要なポイントです。BPRを始める前に、これらの点を十分に理解し、対策を講じることが求められます。


BPRの準備方法


1. BPRプロジェクトチームの編成

BPRを成功させるには、適切なメンバーで構成されたプロジェクトチームが不可欠です。


チームには、以下のような人材が必要です。


- 経営層:BPRの方向性を決定し、リーダーシップを発揮する。

- プロセスオーナー:現状のプロセスに精通し、改善点を特定できる。

- IT専門家:情報技術を活用した新しいプロセスの設計・実装をサポートする。

- 変革管理の専門家:組織の変革を円滑に進めるためのサポートを提供する。

- 外部コンサルタント:BPRの知見や経験を提供し、プロジェクトをサポートする。


チームメンバーは、部門や職位を超えて選抜し、プロジェクト期間中は専任で取り組めるようにします。


2. 現状のビジネスプロセスのマッピング

現状のビジネスプロセスを可視化するために、プロセスマッピングを行います。


具体的には、以下の手順で進めます。


- 対象プロセスの選定:BPRの対象となるプロセスを選定する。

- 情報収集:プロセスに関する情報を収集する(業務フロー、関連部門、使用システムなど)。

- フローチャートの作成:収集した情報を基に、プロセスのフローチャートを作成する。

- プロセスの詳細化:各工程の詳細(作業内容、担当者、所要時間など)を明らかにする。

- 問題点の洗い出し:フローチャートを基に、問題点や改善機会を洗い出す。


プロセスマッピングには、BPMN(Business Process Model and Notation)などの標準的な手法を用いると効果的です。


3. 改善すべきプロセスの特定

現状のプロセスを分析し、改善すべきプロセスを特定します。


特に、以下のような観点で評価します。


- 顧客価値:プロセスが顧客価値の創造にどの程度貢献しているか。

- 効率性:プロセスの効率性(時間、コスト、品質など)はどの程度か。

- 戦略適合性:プロセスが企業の戦略目標にどの程度合致しているか。


評価結果を基に、改善の優先順位を決定します。優先順位の高いプロセスから、BPRの対象として選定します。


4. 新しいプロセスの設計

改善すべきプロセスが特定されたら、新しいプロセスの設計に着手します。


設計では、以下の点に留意します。


- 顧客価値の最大化:顧客にとって価値のある活動に注力し、無駄な活動を排除する。

- プロセスの単純化:複雑なプロセスを単純化し、業務の流れをスムーズにする。

- ITの活用:情報技術を積極的に活用し、業務の自動化や情報共有を促進する。

- ベストプラクティスの採用:他社の優れた事例を参考に、最適なプロセスを設計する。


新しいプロセスは、フローチャートやシミュレーションを用いて可視化し、関係者で検証します。


5. 新プロセスの実行計画の策定

新しいプロセスが設計できたら、実行計画を策定します。


実行計画では、以下の点を明確にします。


- スケジュール:新プロセスの導入スケジュールを決定する。

- 体制:新プロセスの実行体制を決定する(役割分担、責任者など)。

- 教育・トレーニング:新プロセスに必要なスキルを習得するための教育・トレーニング計画を策定する。

- リスク管理:新プロセスの導入に伴うリスクを洗い出し、対応策を検討する。

- 成果指標:新プロセスの成果を測定するための指標を設定する。


実行計画は、プロジェクトチームと関係部門が協力して策定します。計画の進捗は定期的にモニタリングし、必要に応じて修正を加えます。


以上の5つのステップを着実に実行することで、BPRの成功確率を高めることができます。ただし、BPRは一朝一夕で完了するものではありません。長期的な視点を持ち、継続的な改善を図ることが重要です。


BPR成功のためのポイント


1. トップダウンとボトムアップのバランス

BPRを成功させるには、トップダウンとボトムアップのバランスが重要です。トップダウンでは、経営層がBPRの必要性を明確に示し、強いリーダーシップを発揮することが求められます。一方、ボトムアップでは、現場の従業員の知見や経験を活かし、実行可能な改善策を立案することが重要です。


具体的には、以下のような取り組みが効果的です。


- 経営層と現場の双方向コミュニケーション:経営層と現場が定期的に意見交換する場を設ける。

- 現場主導のプロジェクトチーム:現場の従業員を中心にプロジェクトチームを編成し、改善策の立案を主導させる。

- 経営層のコミットメントの明示:経営層がBPRを優先課題として位置づけ、必要な資源を提供することを明示する。


トップダウンとボトムアップのバランスを取ることで、現場の知見を活かしつつ、スピーディーな意思決定と実行が可能になります。


2. 従業員との効果的なコミュニケーション

BPRでは、従業員の理解と協力が不可欠です。効果的なコミュニケーションを通じて、BPRの必要性や期待される効果を伝え、従業員の不安や抵抗を払拭することが重要です。


具体的には、以下のような取り組みが効果的です。


- ビジョンの共有:BPRの目的や期待される効果を、わかりやすく伝える。

- 定期的な情報共有:BPRの進捗状況や成果を、定期的に従業員に共有する。

- 双方向のコミュニケーション:従業員からの質問や意見に耳を傾け、適切にフィードバックする。

- 変革の必要性の強調:現状のプロセスの問題点を具体的に示し、変革の必要性を訴求する。


効果的なコミュニケーションにより、従業員の理解と協力を得ることができます。また、従業員の不安や抵抗を早期に把握し、適切に対処することも可能になります。


3. 短期的な成果の重視

BPRは長期的な取り組みですが、短期的な成果を重視することも重要です。短期的な成果を示すことで、BPRの有効性を実証し、関係者のモチベーションを維持することができます。


具体的には、以下のような取り組みが効果的です。


- クイックウィンの設定:早期に実現可能な改善策を特定し、優先的に実行する。

- 成果の可視化:短期的な成果を数値化し、関係者に共有する。

- 成功事例の共有:短期的な成果を上げた事例を、社内で共有し、ベストプラクティスとして活用する。


短期的な成果を重視することで、BPRの有効性を実証し、関係者の理解と協力を得ることができます。また、短期的な成果を積み重ねることで、長期的なBPRの成功につなげることができます。


4. 継続的な改善の文化の醸成

BPRは一時的な取り組みではなく、継続的な改善活動として定着させることが重要です。そのためには、継続的な改善の文化を醸成する必要があります。


具体的には、以下のような取り組みが効果的です。


- 改善提案制度の導入:従業員からの改善提案を奨励し、優れた提案を表彰する制度を導入する。

- 改善活動の定例化:定期的な改善会議や改善イベントを開催し、改善活動を日常業務に組み込む。

- 改善スキルの育成:継続的な改善に必要なスキル(問題解決、データ分析など)を育成するための教育・トレーニングを実施する。

- 改善の成果の共有:改善活動の成果を社内で共有し、ベストプラクティスとして活用する。


継続的な改善の文化を醸成することで、BPRで得られた成果を持続的なものにすることができます。また、全社的な改善活動を通じて、従業員の意識改革や組織の活性化を図ることができます。


以上の4つのポイントは、BPRを成功させるために重要な要素です。トップダウンとボトムアップのバランス、従業員との効果的なコミュニケーション、短期的な成果の重視、継続的な改善の文化の醸成に留意しながら、BPRを進めることが求められます。


BPRの事例紹介


1. 日本国内の成功事例


a. トヨタ自動車のBPR事例

トヨタ自動車は、1990年代にBPRを導入し、業務プロセスの抜本的な見直しを行いました。具体的には、以下のような取り組みを実施しました。


- 受注から納車までのリードタイムの短縮:受注から納車までのプロセスを見直し、リードタイムを大幅に短縮しました。

- 部品調達プロセスの改善:部品調達プロセスを見直し、在庫削減と調達コストの削減を実現しました。

- 開発プロセスの改善:開発プロセスを見直し、開発リードタイムの短縮と開発コストの削減を実現しました。


これらの取り組みにより、トヨタ自動車は、顧客満足度の向上と収益性の改善を実現しました。


b. セブン-イレブン・ジャパンのBPR事例

セブン-イレブン・ジャパンは、1970年代からBPRに取り組み、業務プロセスの継続的な改善を実施してきました。


具体的には、以下のような取り組みを実施しました。


- 発注プロセスの改善:POS(販売時点情報管理)システムを活用し、需要予測に基づく自動発注システムを導入しました。

- 物流プロセスの改善:自社物流センターを設立し、店舗への配送プロセスを最適化しました。

- 商品開発プロセスの改善:顧客ニーズに基づく商品開発プロセスを確立し、ヒット商品を連発しました。


これらの取り組みにより、セブン-イレブン・ジャパンは、高い店舗運営効率と顧客満足度を実現し、コンビニエンスストア業界のリーディングカンパニーとしての地位を確立しました。


2. 失敗事例とその原因


a. 大手小売業のBPR失敗事例

ある大手小売業は、業務プロセスの効率化を目的にBPRを導入しましたが、期待した成果を上げることができませんでした。


失敗の主な原因は以下の通りです。


- トップダウンの押し付け:経営層がBPRを押し付け、現場の従業員の意見を十分に取り入れませんでした。

- 現状分析の不足:現状のプロセスの問題点や改善機会を十分に分析せず、安易に新しいプロセスを導入しました。

- ITシステムの不具合:新しいプロセスに必要なITシステムの開発が遅れ、システムの不具合が多発しました。

- 従業員の抵抗:従業員への説明や教育が不十分で、新しいプロセスへの抵抗が強くなりました。


b. 大手製造業のBPR失敗事例

ある大手製造業は、生産プロセスの効率化を目的にBPRを導入しましたが、大きな混乱を招いてしまいました。


失敗の主な原因は以下の通りです。


- 拙速な導入:十分な準備期間を設けず、拙速にBPRを導入してしまいました。

- 部分最適の追求:全体最適ではなく、部分最適を追求したため、プロセス間の連携がうまくいきませんでした。

- 現場の知見の軽視:現場の従業員の知見や経験を軽視し、机上の空論に終始してしまいました。

- リスク管理の不足:BPRに伴うリスクを十分に検討せず、トラブルへの対応が後手に回ってしまいました。


以上の事例から、BPRを成功させるためには、トップダウンとボトムアップのバランス、現状分析の徹底、ITシステムの適切な活用、従業員との効果的なコミュニケーション、リスク管理の徹底などが重要であることがわかります。また、失敗事例から学び、同じ轍を踏まないように注意することも必要です。


BPRは、業務プロセスの抜本的な改善により、大きな効果を生み出すことができる一方で、適切に実施しないと大きな混乱を招くリスクもはらんでいます。成功事例と失敗事例の両面から学び、自社の状況に合ったBPRの進め方を検討することが重要です。


まとめ


1. BPRを始める前の心構え

BPRは、業務プロセスの抜本的な改革であり、組織全体に大きな影響を与えます。BPRを始める前に、以下のような心構えが重要です。


a. 変革の必要性の認識

BPRを始める前に、変革の必要性を明確に認識することが重要です。現状のプロセスの問題点や、競争環境の変化、顧客ニーズの変化などを踏まえ、変革の必要性を関係者で共有することが求められます。


b. 経営層のコミットメント

BPRを成功させるには、経営層の強いコミットメントが不可欠です。経営層がBPRの必要性を認識し、リーダーシップを発揮して、必要な資源を投入することが重要です。


c. 抵抗への覚悟

BPRは、既存の業務プロセスや組織構造を大きく変えるため、従業員からの抵抗が予想されます。抵抗は避けられないものとして受け止め、適切にマネジメントしていく覚悟が必要です。


d. 長期的な視点

BPRは、一朝一夕で完了するものではありません。長期的な視点を持ち、継続的な改善を続けていく姿勢が求められます。短期的な成果だけでなく、長期的な効果を見据えることが重要です。


2. BPRの成功のために必要な準備と実行のポイント

BPRを成功させるには、入念な準備と適切な実行が不可欠です。以下のようなポイントに留意する必要があります。


a. 現状分析の徹底

BPRを始める前に、現状の業務プロセスを徹底的に分析することが重要です。プロセスの可視化、問題点の洗い出し、ボトルネックの特定などを行い、改善の方向性を明確にします。


b. 目標の明確化

BPRの目標を明確に設定することが重要です。定量的な目標(コスト削減、リードタイム短縮など)と定性的な目標(顧客満足度の向上、従業員の意識改革など)の両面から、達成すべき目標を設定します。


c. 適切なチーム編成

BPRを推進するために、適切なチームを編成することが重要です。経営層、現場の従業員、IT専門家、変革管理の専門家などを適切に配置し、チームワークを重視します。


d. ITの戦略的活用

BPRでは、ITを戦略的に活用することが重要です。単なる自動化ではなく、業務プロセスの抜本的な改革を可能にするようなITの活用を検討します。


e. 変革管理の徹底

BPRでは、変革管理が重要です。従業員とのコミュニケーション、教育・トレーニング、インセンティブの設計などを通じて、変革を円滑に進めていきます。


f. 継続的な改善

BPRは、一度で完了するものではありません。PDCAサイクルを回しながら、継続的な改善を続けていくことが重要です。改善提案制度の導入、改善活動の定例化、ベストプラクティスの共有などを通じて、継続的な改善の文化を醸成していきます。


以上のように、BPRを始める前の心構えと、成功のために必要な準備と実行のポイントを押さえることが、BPR成功の鍵となります。BPRは決して容易な取り組みではありませんが、適切に実施することで、業務プロセスの抜本的な改革と、企業競争力の強化を実現することができるのです。

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